Besprechungsmanagement mit Protokollerstellung und Aufgabenverfolgung
Besprechungsinhalte lassen sich direkt im Termin erfassen, daraus erfolgende Aufgaben den zuständigen Personen zuordnen und Ergebnisse ohne Verzögerung festhalten. Direkt zum Sitzungsende kann das auf Knopfdruck erstellte Protokoll sofort konsensfähig beschlossen werden. So entsteht eine verlässliche Dokumentation mit eindeutigen Verantwortlichkeiten und transparentem Bearbeitungsstand.
Poolar.Project
Bedienkomfort und Übersichtlichkeit im Zusammenspiel
Nachvollziehbarkeit
Zusammenarbeit
Einfachheit
Individualisierbar auf Projektebene
Die datenbankgestützte Protokollführung
Protokollarten
Die Funktion Protokolle ermöglicht die Handhabung unterschiedlicher Protokollarten, wie Bauherren-Jour Fixe, Planer- und Baustellenbesprechungen oder andere spezifische Projektmeetings.
Die Besprechung wird mit dem Tool strukturiert dokumentiert und ist an die jeweiligen Gegebenheiten anpassungsfähig.
Einzelne Protokollpunkte eingeben
Die Eingabemaske für einzelne Protokollpunkte unterstützt eine strukturierte Erfassung. Grundlegende Eckdaten, wie Angaben zu Projekt und Erstelldatum, sind vorkonfiguriert. Dies bedeutet weniger Aufwand für das formale „Drumherum“ – mit dem Festhalten der besprochenen Aspekte kann sofort begonnen werden.
Synergien entstehen u.a. durch die im System hinterlegte und stets aktuelle Projektbeteiligtenliste für die Zuweisung von Aufgaben und dem Erfassen der Besprechungsteilnehmer und des Verteilerkreises.
Kalender-Widgets sorgen für eine einfache Datumseingabe bei Fristsetzungen. Zudem besteht die Möglichkeit, Protokollpunkte zu duplizieren und bei Bedarf individuell zu bearbeiten inklusive der Integration von Anhängen.
Zentrale Ablage
Alle Protokollinhalte werden in einer zentralen, revisionssicheren Datenbank abgelegt. Diese zentrale Ablage gewährleistet einen jederzeit aktuellen und vollständigen Zugriff auf alle Einträge – ein zentraler Ansatz von Poolar.Project, der konsequent verfolgt wird.
Die Möglichkeit, Protokolle direkt zu kommentieren und den Status einzelner Punkte zu markieren, fördert die Transparenz und unterstützt die lückenlose Projektsteuerung – ein entscheidender Vorteil gegenüber klassischen Dokumentationsverfahren.
Gezielte Auffindbarkeit von Inhalten
Volltextsuche
Die leistungsstarke Volltextsuche ermöglicht das gezielte Suchen und Finden beliebiger Schlüsselwörter – unabhängig von Protokollart oder Teilnehmer.
Voreingestellte Filter
Protokollpunkte können nach vorab definierten Kategorien gruppiert werden – Ergebnisse lassen sich schneller eingrenzen.
Weitere Filteroptionen
Ergänzend zu den voreingestellten Filtern besteht die Möglichkeit, zusätzliche Filter anzuwenden.
Sortierbarkeit der Listenansicht
Alle Protokollpunkte werden in einer dynamisch sortierbaren und filterbaren Liste dargestellt, wodurch die Navigation und Übersichtlichkeit verbessert wird.
Zentrale Übersicht und genaues Suchen & Finden
Protokolle auf dem Dashboard
Dashboard-Integration
Aufgaben, die aus den Protokollpunkten resultieren, werden im Dashboard des Projektraums zusammengeführt und können direkt verfolgt werden. Je nach persönlicher Rolle im Projekt lassen sich eigene Aufgaben einsehen oder der Status fremder Aufgaben jederzeit kontrollieren.
Zeitleistenansicht
Die zeitliche Reihenfolge von Protokollpunkten wird in einer übersichtlichen Zeitleiste dargestellt. Die angezeigten Aufgaben sind in eigene, zu kontrollierende und die Aufgaben von anderen unterteilt.
Farbliche differenzierte Statusanzeige
Offene, in Bearbeitung befindliche und überfällige Aufgaben werden farblich hervorgehoben, um einen schnellen Überblick zu ermöglichen.
Ein Protokoll. Ein gemeinsamer
Informationsstand. Aus
Besprechungen wird Umsetzung.
„Die Protokollfunktion des Poolarservers ist wirklich eine großartige Unterstützung für unsere Bauherrenbesprechungen! Sie ermöglicht es uns, alle wichtigen Informationen und Entscheidungen klar festzuhalten und so die Kommunikation mit Generalplaner und Fachplanern zu optimieren.“
Ricarda Braun, Vergabestelle Campus Neues Klinikum
Verteilung leicht gemacht
Protokolle exportieren und direkt aus dem System versenden
Das konsolidierte Protokoll
Das konsolidierte Protokoll fasst alle während einer Besprechung erfassten Einzelpunkte in einem übersichtlichen Dokument zusammen. Es wird automatisch erstellt, um einen nachvollziehbaren Überblick über die besprochenen Inhalte zu bieten.
Als PDF exportierbar und individuell anpassbar bildet es einen verständlichen Abschluss in einem kompakten Dokumentenformat für alle Empfänger.
PDF-Design
Das PDF-Design ermöglicht eine anpassbare Darstellung der Protokolle. Neben der standardisierten Textform können projektspezifische Anpassungen vorgenommen werden, wie etwa die Integration von Logos oder spezifische Layoutvorgaben. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass jedes Protokoll professionell und konsistent mit der Unternehmensidentität präsentiert wird. Der Export als gebräuchliches PDF-Format gewährleistet, dass das endgültige Protokoll-Dokument wie gewohnt weitergegeben werden kann.
Automatisierte E-Mails
Die automatisierte E-Mail-Funktion im Modul Protokolle ermöglicht einen termingerechten und revisionssicheren Versand der konsolidierten Protokolle. Auf Knopfdruck werden die Besprechungsprotokolle als PDF an definierte Empfänger – ob anwesende Teilnehmer oder externe Adressen – übermittelt. Eine flexible Verwaltung der Empfängerlisten ermöglicht die Zuweisung von spezifischen Gruppen oder individuellen Adressen, je nach Bedarf und Projekterfordernis. Jeder Versandvorgang wird automatisch mitgeschrieben, was eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und einfachere Kommunikation innerhalb des Projekts sicherstellt.
FAQs
Antworten auf zentrale Fragen zur digitalen Protokollführung und zum Nutzen im Projektalltag
Digitale Protokolle schaffen einen einheitlichen und nachvollziehbaren Informationsstand für alle Beteiligten. Besprechungsinhalte, Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen werden zentral dokumentiert und stehen ohne Medienbruch zur Verfügung. Das reduziert Missverständnisse und erleichtert die Abstimmung im Projektalltag.
Die Funktion eignet sich für alle projektbezogenen Besprechungen, in denen Ergebnisse, Aufgaben und offene Punkte verbindlich festgehalten werden sollen. Dazu zählen zum Beispiel Bauherren-Jour Fixe, Planer-Jour Fixe sowie Baustellen-Jour Fixe, Planungsrunden, Projektsteuerungstermine oder interne Abstimmungen im Planungsteam.
Ja. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine lassen sich direkt im Zusammenhang mit den jeweiligen Besprechungspunkten dokumentieren. So wird aus dem Protokoll nicht nur eine Mitschrift, sondern eine belastbare Grundlage für die weitere Bearbeitung.
Digitale Protokolle helfen dabei, Beschlüsse, To-dos und offene Punkte strukturiert festzuhalten und später wieder nachzuvollziehen. Gerade in Bauprojekten mit vielen Beteiligten erleichtert das die Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit und unterstützt eine saubere Projektdokumentation.
Die Funktion ist sinnvoll für Bauherren, Projektsteuerer, Projektleitungen, Planer und Bauleitungen, also überall dort, wo mehrere Beteiligte zusammenarbeiten und Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.
Ja. Protokolle werden zentral im Projektraum abgelegt und bleiben auch zu einem späteren Zeitpunkt auffindbar. So können frühere Besprechungsstände, Aufgaben, Fristen und Beschlüsse bei Bedarf schnell eingesehen und nachvollzogen werden. Zahlreiche Such- und Filterwerkzeuge unterstützen bei der täglichen Arbeit.
Digitale Protokolle halten Besprechungsinhalte strukturiert und dauerhaft im Projektkontext fest. Das ist vor allem bei längeren Projektlaufzeiten wichtig, weil Entscheidungen, Zuständigkeiten und offene Punkte nicht nur kurzfristig verfügbar, sondern auch später noch nachvollziehbar sind.
Als Grundfunktion von Poolar.Project werden Protokolle nicht isoliert in einzelnen Dateien oder E-Mails geführt, sondern direkt im zentralen Projektraum. Protokolle schafft einen gemeinsamen Informationsstand, reduziert Medienbrüche und sorgt dafür, dass relevante Besprechungsinhalte im laufenden Projektkontext verfügbar bleiben. Das erleichtert die Abstimmung, verbessert die Auffindbarkeit und reduziert den Aufwand, Informationen aus mehreren Quellen zusammenzutragen.