Büroorganisation und Controlling für Architekten und Ingenieure
Aus vielen Einzelprozessen wird ein steuerbares Büro
Poolar.Office ist die Lösung für die Steuerung von Planungsbüros. Sie verbindet Zeiterfassung, Mitarbeiter- und Projektdaten, Abwesenheiten, Reisekosten und Wissensmanagement mit Angeboten, Rechnungsstellung, Kapazitätsplanung und vielen weiteren Funktionen. Alles in einem zentralen System. HOAI-konform. Mit mobiler App.
Entwickelt für den Alltag von Architektur- und Ingenieurbüros
In Poolar.Office greifen viele Informationen und Abläufe ineinander, statt in strikt getrennten Einzellösungen geführt zu werden. Das spart Zeit bei der Administration, sorgt für weniger Doppelerfassung und liefert wertvolle Kennzahlen rund um das Thema Wirtschaftlichkeit.
Team, Zeit und Verfügbarkeiten
In Planungsbüros hängt vieles davon ab, dass Zeiten korrekt erfasst, Abwesenheiten sauber abgestimmt und personelle Ressourcen realistisch eingeschätzt werden können. Genau hier bietet Poolar.Office passende Funktionen:
Kernfeatures
- Stunden projektbezogen erfassen und Arbeitszeiten mobil dokumentieren
- Arbeitszeitmodelle je Mitarbeiter hinterlegen
- Urlaubs- und Gleitzeitanträge freigeben
- Abwesenheiten zentral sichtbar machen
Zusammenarbeit, Wissen und Büroorganisation
Architekturbüros arbeiten mit einer Vielzahl an Informationen, die im Alltag zuverlässig verfügbar sein müssen: Projektdaten, Mitarbeiterinformationen, interne Regeln, Vorlagen, Hinweise und Dateien. Poolar.Office schafft dafür eine gemeinsame Grundlage:
Kernfeatures
- Mitarbeiterprofile und Zugriffsrechte verwalten
- Projektdaten zentral pflegen
- Terminübersichten über Wettbewerbe abbilden
- Bürohandbuch/Wissensdatenbank aufbauen
- News oder Hinweise über eine individuelle Startseite ausspielen
Kaufmännische Prozesse und Bürocontrolling
Wer ein Architekturbüro nicht nur organisieren, sondern auch wirtschaftlich gezielt steuern will, braucht mehr als isolierte Einzellösungen. Poolar.Office Plus – das umfangreiche Bürocontrolling – verbindet kaufmännische Abläufe mit der täglichen Projektpraxis. Dadurch lassen sich Leistungen, Ressourcen und wirtschaftliche Kennzahlen enger zusammenführen und mit weniger manuellem Aufwand steuern:
Kernfeatures
- Angebote, Aufträge und Rechnungen in einem Zusammenhang darstellen
- Soll-Ist-Vergleiche für bessere Steuerung
- Auslastung und Kapazitäten transparenter planen
- Verbindlichkeiten in einem Workflow bearbeiten
- Auslastung und Zeitbudgets abgleichen
Je verteilter Bürostrukturen, Projekte und Teams sind, desto wichtiger werden einheitliche Prozesse und ein gemeinsamer Informationsstand
Poolar.Office –
Komplettlösung für Büros
Die modulare Plattform, bei der zahlreiche einzelne Funktionen eigenständig nutzbar sind, zugleich aber über gemeinsame Datenstrukturen und definierte Übergabepunkte miteinander verbunden arbeiten. Von Architekten für Architekten entwickelt.
Poolar.Office
Zeiterfassung
Mitarbeiter
Projekte
Urlaubsanträge
Reisekosten
Notizen
Dateiversand
Bürocontrolling
Angebote
Leistungen nach Honorarordnung, Stundensätzen oder Pauschalen kalkulieren und in professionellen Angeboten/Aufträgen abbilden. Verknüpfung mit Fremdleistungen, Subunternehmern und Zeiterfassung als Grundlage für Honorarermittlung (HOAI, AHO), Koordination von Fremdleistungen und laufenden Soll-Ist-Abgleich je Leistung.
Rechnungen
Rechnungen auf Basis hinterlegter Aufträge oder als Pauschalrechnungen erstellen und im eigenen CI ausgeben. Mit Versandfunktion, Mailhistorie, XRechnungsformat und filterbarem Rechnungsbuch für professionelle Abrechnung und nachvollziehbare Rechnungsprozesse.
Personalplanung
Personal und Kapazitäten projektspezifisch planen und mit kalkulatorischen Kosten sowie erfassten Ist-Stunden abgleichen. Auslastungen transparent und Abweichungen frühzeitig erkennbar machen.
Mehr System im Büroalltag. Weniger organisatorischer Aufwand.
Entwickelt für hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit
Alle Projektbeteiligten arbeiten täglich mit sensiblen Projektdaten, Plänen und Dokumenten. Mit unseren Anwendungen haben wir SaaS-Lösungen konzipiert, die Ihre Daten in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verwalten und DSGVO-konform sichern.
Deutsche Rechenzentren
DSGVO-konform (AV)
Informationssicherheit
ISO 27001
Transparente Prozesse (TOMs)
Flexible Sicherheitsfeatures
Qualitätsmanagement
ISO 9001
FAQs
Kurze Antworten auf zentrale Fragen rund um Poolar.Office
Poolar.Office ist für Architektur- und Ingenieurbüros entwickelt worden, die Projekte parallel bearbeiten, personelle Ressourcen koordinieren und administrative sowie kaufmännische Abläufe verlässlich organisieren möchten. Besonders relevant ist die Lösung für Büros, die mit mehreren Mitarbeitenden und an einer Vielzahl an Projekten – auch standortübergreifend – arbeiten.
Ja. Poolar.Office ist ausdrücklich für die standortübergreifende Organisation und Steuerung von Architektur- und Ingenieurbüros ausgelegt. Die Anwendung basiert auf einer zentralen Datenbank, auf die zeit- und ortsunabhängig zugegriffen werden kann. Dadurch bleiben Informationen aktuell und für beteiligte Personen nachvollziehbar verfügbar.
Je nach Paket umfasst Poolar.Office unter anderem Zeiterfassung, Mitarbeitenden- und Projektdatenbank, Urlaubsanträge, Wissensmanagement, Reisekosten, Dateiversand und individuelle Startseiten. In der Plus-Ausbaustufe kommen Bürocontrolling-Funktionen wie Angebote/Aufträge, Rechnungsstellung, Personal- und Kapazitätsplanung sowie Subunternehmerverwaltung hinzu.
Die Zeiterfassung ist projektbezogen aufgebaut und greift auf Mitarbeitenden- und Projektdaten zu. Arbeitszeiten, Urlaube und Abwesenheiten können erfasst, zentral angezeigt und ausgewertet werden. Zusätzlich stehen Kontrollübersichten, Stundenzettel, filterbare Reports und eine mobile Nutzung über die App zur Verfügung. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit geleisteter Stunden und schafft eine belastbare Grundlage für Auswertung und Abrechnung.
Ja, in der entsprechenden Ausbaustufe. Leistungen können nach Honorarordnung, Stundensätzen oder Pauschalen kalkuliert und in Angebote bzw. Aufträge überführt werden. Auch Rechnungen lassen sich auf Basis hinterlegter Aufträge oder als Pauschalrechnungen erstellen, im eigenen CI ausgeben und inklusive Mailhistorie dokumentieren. Zudem unterstützt Poolar.Office eRechnungen im Format XRechnung.
Ja. Poolar.Office unterstützt eine projektspezifische Grobplanung und verbindet geplante Auslastungen mit kalkulatorischen Kosten und erfassten Ist-Stunden. Ein Auslastungs-Dashboard sowie der Abgleich zwischen geplanter Auslastung und Zeitbudget der Mitarbeitenden helfen dabei, Engpässe und Abweichungen frühzeitig sichtbar zu machen.
Ja. Neben der Browserversion sind einige Funktionen auch über die App Poolar.Office verfügbar. Dazu gehören unter anderem mobile Ansichten für Mitarbeitendenliste, Projektdatenbank und Zeiterfassung. So können bestimmte Informationen und Eingaben auch unterwegs genutzt werden.
Poolar.Office ist webbasiert und kann über gängige Internetbrowser genutzt werden, ohne zusätzliche Plugins. Für den mobilen Zugriff stehen Apps für iOS und Android zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zum Thema Informationssicherheit.
Poolar.Office ist in den Varianten Starter, Basis und Plus erhältlich.
Starter richtet sich an Büros, die mit einem schlankeren Funktionsumfang einsteigen möchten. Die Bereiche Mitarbeitende und Projekte sind hier in einer einfacheren Form enthalten und nicht als umfassende Datenbank. Ergänzt wird Starter um grundlegende Funktionen wie die Zeiterfassung.
Mit Basis steht der volle Funktionsumfang für die Bereiche Projekte und Mitarbeiter zur Verfügung. Darüber hinaus umfasst diese Variante weitere Funktionen für die Organisation und Steuerung des Büroalltags wie z. B. Urlaubsanträge, Notizen, Reisekosten, Dateiversand oder eine individuelle Startseite.
Plus erweitert Poolar.Office zusätzlich um Funktionen für das Bürocontrolling, darunter Angebote, Rechnungsstellung, Personal- und Kapazitätsplanung sowie die Verwaltung von Subunternehmern.