Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe mit Aufgabenverfolgung
Prüf- und Freigabeprozesse für Rechnungen, Nachträge und Stundenlohnnachweise lassen sich strukturiert im Projektraum abbilden. Beispielsweise kann die Bauleitung geprüfte Unterlagen direkt zur Freigabe an den Projektsteuerer weiterleiten und den anschließenden Freigabeschritt durch den Bauherrn transparent nachverfolgen. Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitungsstände bleiben dabei für alle berechtigten Beteiligten jederzeit nachvollziehbar. So entsteht ein Überblick über Status, Fristen und Verantwortlichkeiten.
Poolar.Project
Digitale Rechnungsfreigabe mit System: Übersichtlich. Rückverfolgbar. Transparent.
Lückenlose Nachverfolgung
Automatisierte
Prüfprozesse
Unkomplizierter
zum Ziel
Ideal für Projektsteuerer und Bauherren:
den Status jederzeit im Blick
Integration im Dashboard
Aktive Aufgabensteuerung mit minimalem Koordinationsaufwand:
Im Dashboard sehen berechtigte Projektbeteiligte auf einen Blick, welche Rechnungen zur Prüfung oder Freigabe anstehen – inklusive Fristen und Verantwortlichen.
Dank automatischer Aufgabenverteilung entfallen manuelle Erinnerungen per E-Mail oder Telefon. Auch ältere Aufgaben bleiben sichtbar, bis sie bearbeitet sind.
Weniger Suchen,
mehr Verlässlichkeit.
Übersichtliche und effiziente Bearbeitung von Rechnungen, Nachträgen und Stundennachweisen
Einreichen und zuordnen
Die Funktion Rechnungen übernimmt die korrekte Zuordnung, sodass Rechnungssteller und Projektbeteiligte spürbar entlastet werden:
Rechnungen direkt im Projektraum übergeben
Rechnungsstellende Unternehmen laden ihre Rechnungen, Nachträge oder Stundenlohnnachweise selbstständig im Projektraum hoch – ohne Umwege über E-Mail oder manuelle Dateiverwaltung.
Vertragliche Referenzdaten immer parat
Das manuelle Hinterlegen relevanter Eckdaten wie Auftragssumme, Nachlässe oder Zahlungsziel, sowie das Ablegen der Vertragsdokumente zu den jeweiligen Vergabeeinheiten, bilden die Basis für komfortablere Prüfprozesse und eine bessere Nachverfolgung.
Prüfen und freigeben
Jede Rechnung durchläuft einen vordefinierten Workflow – inklusive Zuständigkeiten und Statusübersicht:
Prüfprozesse starten automatisch – ganz ohne Nachfassen
Der Upload löst den hinterlegten Prüfprozess aus: Zuständige Prüfer erhalten eine Aufgabe im Dashboard sowie eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Prüfung läuft nach definierten Schritten und Fristen ab.
Klare Rollen und Abläufe
Ob Architekt oder Projektsteuerer – jede Instanz erhält ihren spezifischen Prüfschritt. Auch mehrstufige Freigaben lassen sich einfach abbilden.
Statusübersicht in Echtzeit
Vom Eingang bis zur Freigabe oder Zahlung: Die am jeweiligen Prozess Beteiligten sehen den aktuellen Stand eines Dokuments – mit geplantem und tatsächlichem Datum und Betrag. Die manuelle Nachverfolgung entfällt.
Nachvollziehen und dokumentieren
Projektbeteiligte – allem voran Bauleitung, Projektsteuerer und Bauherren aber auch die Projektleitung – behalten jederzeit den Überblick über Status, Beträge und Verantwortlichkeiten:
Bearbeitungsschritte revisionssicher erfasst
Jede Aktion wird im System dokumentiert mit Zeitstempel, Status und beteiligter Firma. So entsteht ein lückenloser Prüfpfad, der auch später noch nachvollziehbar bleibt.
Transparenz für Bauherren und Steuerer
Im Projektraum und im persönlichen Dashboard ist jederzeit ersichtlich, welche Rechnung wo im Freigabeprozess steht. Die Beteiligten arbeiten mit demselben, aktuellen Datenstand.
Sichere Grundlage für Budgetkontrolle und Berichte
Die strukturierte Zuordnung aller Rechnungen zur Vergabeeinheit und zu den Vertragsdaten macht Abweichungen früh sichtbar – ideal für Berichtswesen, Kostensteuerung und optimierte Projektführung.
Strukturiertes Arbeiten
Eine Freitextsuche und erweiterte Suchfilter unterstützten das Suchen & Finden. Mit nur wenigen Klicks lassen sich bestimmte Dokumente finden, sortieren oder nach Status filtern – für volle Kontrolle auch bei großen Datenmengen.
Alle Rechnungen, Nachträge und Stundenlohnnachweise sind im Projektraum klar gegliedert nach Vergabeeinheit, Gewerkegruppe, Datum, Bearbeitungsstatus oder Rechnungstyp. Auch das schafft Ordnung und bleibt über den vertrauten Dateibaum immer einfach zu bedienen.
FAQs
Kurze Antworten auf zentrale Fragen rund um die Funktion Rechnungen in Poolar.Project
Ein Rechnungsworkflow ist der geregelte Ablauf, nach dem Rechnungen, Nachträge und Stundennachweise eingereicht, geprüft, weitergeleitet, freigegeben und dokumentiert werden. In Bauprojekten hilft das, Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitungsstände strukturiert im Blick zu behalten. Statt verteilter Abstimmungen per E-Mail entsteht ein klar definierter Prozess im Projektkontext.
Mit der Funktion Rechnungen lassen sich klassische Rechnungen ebenso bearbeiten wie Nachträge und Stundenlohnnachweise. Damit werden unterschiedliche prüf- und freigaberelevante Unterlagen in einem einheitlichen Ablauf zusammengeführt. Das erleichtert die Bearbeitung, gerade wenn viele Vorgänge parallel laufen.
Die Funktion ist vor allem für Bauherren, Projektsteuerer und Bauleitungen relevant, die prüf- oder freigabepflichtige Vorgänge steuern müssen. Sie unterstützt alle, die Status, Fristen, Zuständigkeiten und Prüfergebnisse verlässlich nachhalten wollen. Besonders hilfreich ist das in Projekten mit vielen Vergabeeinheiten und vielen Beteiligten.
Ein digitaler Rechnungsworkflow bündelt Einreichung, Prüfung, Rückmeldungen und Dokumentation an einem zentralen Ort. Informationen müssen nicht mehr aus E-Mail-Verläufen, Anhängen und Einzelrückmeldungen zusammengesucht werden. Das reduziert Abstimmungsaufwand, schafft mehr Transparenz und erleichtert die strukturierte Bearbeitung laufender Vorgänge.
Die Funktion Rechnungen bildet Bearbeitungsstände, Prüfschritte und Zuständigkeiten direkt im Projektraum ab. Statusänderungen, Zeitpunkte und Prüfergebnisse bleiben für berechtigte Beteiligte nachvollziehbar. So lässt sich auch später noch erkennen, wie ein Vorgang bearbeitet wurde und an welcher Stelle er sich aktuell befindet.
Ja, je nach Ausbaustufe lassen sich ergänzend auch Mehrkosten, Anlastungen und weitere vertragsrelevante Vorgänge dokumentieren. Dazu können beispielsweise projektbezogene Schreiben gehören, die im kaufmännischen oder vertraglichen Kontext sauber zugeordnet und nachvollziehbar abgelegt werden sollen. Dadurch wird der Blick über die reine Rechnungsprüfung hinaus erweitert.